四、會(huì)計(jì)憑證的傳遞與保管

(一)會(huì)計(jì)憑證的傳遞

會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從會(huì)計(jì)憑證的取得或填制時(shí)起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。會(huì)計(jì)憑證的傳遞是會(huì)計(jì)核算得以正常、有效進(jìn)行的前提。會(huì)計(jì)憑證的傳遞，要求能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時(shí)盡量節(jié)約傳遞時(shí)間，減少傳遞的工作量。

企業(yè)生產(chǎn)組織特點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和管理要求不同，會(huì)計(jì)憑證的傳遞也有所不同。為此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。例如，收料單的傳遞中應(yīng)規(guī)定：材料到達(dá)企業(yè)后多長時(shí)間內(nèi)驗(yàn)收入庫，收料單由誰填制，一式幾聯(lián)，各聯(lián)次的用途是什么，何時(shí)傳遞到會(huì)計(jì)部門，會(huì)計(jì)部門由誰負(fù)責(zé)收料單的審核工作，由誰據(jù)以編制記賬憑證、登記賬簿、整理歸檔等。會(huì)計(jì)憑證的傳遞是否科學(xué)、嚴(yán)密、有效，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理、提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量具有重要的影響。

(二)會(huì)計(jì)憑證的保管

會(huì)計(jì)憑證的保管是指會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會(huì)計(jì)憑證作為記賬的依據(jù)，是重要的會(huì)計(jì)檔案和經(jīng)濟(jì)資料。本單位以及有關(guān)部門、單位，可能因各種需要查閱會(huì)計(jì)憑證，特別是發(fā)生貪污、盜竊、違法亂紀(jì)行為時(shí)，會(huì)計(jì)憑證還是依法處理的有效證據(jù)。因此，任何單位在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬之后，必須將會(huì)計(jì)憑證按規(guī)定的立卷歸檔制度形成會(huì)計(jì)檔案資料，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便日后隨時(shí)查閱。

對(duì)會(huì)計(jì)憑證的保管，既要做到完整無缺，又要便于翻閱查找。其主要要求有：

1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。會(huì)計(jì)部門在依據(jù)會(huì)計(jì)憑證記賬以后，應(yīng)定期(每天、每旬或每月)對(duì)各種會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行分類整理，將各種記賬憑證按照編號(hào)順序，連同所附的原始憑證一起加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。

從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

2.會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。會(huì)計(jì)憑證封面的一般格式如表1—10所示。

3.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。

向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

4.原始憑證較多時(shí)，可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類，同時(shí)在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號(hào)，以便查閱。對(duì)各種重要的原始憑證，如押金收據(jù)、提貨單等，以及各種需要隨時(shí)查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號(hào)。

5.每年裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，在年度終了時(shí)可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

6.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。

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